Töö kodust juhend väikeettevõtetele

Work From Home Guide

Töötajate kodus töötamine on suurepärane viis COVID-19 pandeemia ajal sotsiaalse distantseerumise tõhustamiseks. Kaugjuhtimine aitab esialgu vähendada ka kulusid, mis on eelarvega ettevõtetele hädavajalik. Ehkki suurettevõtted on sellest algusest peale aru saanud, võib väiksematel organisatsioonidel olla keeruline edukat kaugsüsteemi üles seada.

Oleme siin, et aidata muuta üleminek võimalikult sujuvaks.

See artikkel keskendub kõigi oluliste tööriistade loetlemisele, mida väikeettevõte vajab tõhusa kaugkeskkonna loomiseks. Kontrollnimekiri koosneb tööriistadest ja sammudest, mida iga väike- ja keskmise suurusega ettevõte peab tegema, et kaugel püsida ja samal ajal tõhus olla.

1. Soetage kogu vajalik riistvara

Kaugtöö alustamiseks vajavad kõik töötajad riistvara veebisaitidele juurdepääsuks, dokumentide jagamiseks ja nendega töötamiseks ning suhtluse loomiseks ettevõtte teiste liikmetega. Enamasti tähendab see kas ettevõttele kuuluvaid seadmeid või isiklikke seadmeid.

Igal töötajal peaks töötamiseks olema üks sülearvuti või arvuti, olenemata sellest, kas see kuulub ettevõttele või kas teie isiklik seade on teie ettevõtte eelistus. Kui soovite, et teie töötajad saaksid professionaalsemaid ja ohutumaid kogemusi ning neil oleks eelarvet, soovitame kätte anda ettevõtte seadmed. Saate seada piiranguid, jälgida tegevust ja lubada töötajatel isiklikust ja tööelust kergemini lahus olla.

Veenduge, et kõigil töötajatel oleks oma ala jaoks sobiv seade, millega töötada. Näiteks vajab graafiline disainer arvutit, mis on varustatud ressursimahukate rakenduste töötlemiseks, samas kui kirjanik saab hakkama vähem võimsate seadmetega.

Kui teie ettevõte jagab töötajatele seadmeid, jälgige kindlasti, milline seade ja kuhu see läheb. Soovitame seadistada arvutustabeli, mis sisaldab teavet, näiteks seadme seerianumbrid, töötaja nimi ja allkiri, samuti seadme mudel. See tagab, et ükski seade ei läheks segi ega kaoks.

2. Suurendage turvalisust VPN-teenuste abil

VPN on virtuaalse privaatvõrgu lühend. Lühidalt öeldes on VPN virtuaalne kaabel, mis ühendab arvuti mitte-kohaliku võrguga ja pakub turvalist ühendust, mis on varjatud kõrvaliste inimeste eest. See on äärmiselt kasulik teenus kaugtöötajatele, kuna see vähendab konfidentsiaalse teabe potentsiaalse avaldamise riski.

Paljud muud VPN-i kasutamise eelised hõlmavad juurdepääsu veebisaitidele, mis on blokeeritud töötaja riigis või piirkonnas, suurenenud privaatsus Interneti-teenuse pakkujate poolt, kaitse häkkerite eest, samuti parem Interneti-ühendus serveritega, kasutades privaatset, otseliini.

VPN-idel on oma haavatavus, kuna ründajad üritavad ära kasutada konkreetseid nõrku kohti ja kasutada krüptimisprotokolle. Teie töötajad on VPN-i kasutamisel siiski turvalisemad, kuna ründajad vajaksid nende jälitamiseks rohkem aega ja ressursse, mistõttu on vähem tõenäoline, et nad neid sihtivad.

Meie soovitused VPN-i kohta hõlmavad järgmist NordVPN , ExpressVPN ja CyberGhost . Kõik need teenused on kiired, hõlpsasti kasutatavad ja taskukohased ka väikeettevõtetele.

3. Jälgi aega

parim tasuta reklaamvara eemaldamise tööriist

Kuna te ei saa kontrollida, kas töötaja töötab isiklikult nagu kontoris olles, peate nägema, millal ta praktiliselt sisse logib. Võite alati paluda neil see lihtsalt üles kirjutada ja teile saata, kuid see pole tõhus ja jätab töötajatele palju vaba ruumi.

Täpsem ja tõhusam viis on kasutada virtuaalset ajajälgijat, mis hoiab teid kursis kohe, kui töötaja tööle asub või töö lõpetab. Nendes tööriistades leiduvad muud kasulikud funktsioonid võimaldavad teil kontrollida IP-aadressi, kust teie töötaja sisse logis, mis tagab teile, et ta on oma kodus.

Logimisaeg on vajalik ka selleks, et saaksite kindlaks teha, mitu tundi töötaja on töötanud. See on ülioluline, kui maksate inimestele tunnitasu alusel, kuna vajate täpset aruannet. Selle sidumine arvutiseire tööriistadega võib tagada, et teie töötajad ei prooviks süsteemi petta.

Nendel eesmärkidel soovitame tungivalt kaasata pakutavad tööriistad iLahendatud , samuti Toggl rakendus.

4. Kasutage tõhusaid suhtlusvahendeid

Kaugtööle üleminekul ei piisa telefoni teel rääkimisest. Töötajatega sammu pidamiseks, vastamiseks ja küsimuste esitamiseks, failide jagamiseks ja regulaarseks kontrollimiseks peate iga käimasoleva projekti puhul kasutama erinevaid suhtlusvahendeid. Õnneks on palju lahendusi, mis kõik sobivad erinevatele inimrühmadele, et saaksite neid valida.

Siin on mõned meie soovitused:

• Ebakõla : Kuigi Discord sai alguse nooremale publikule kõige atraktiivsema rakendusena, on see kasvanud üheks kõige enam kasutatavaks suhtlusotstarbeks. Võimalusega vestelda üks-ühele, rühmades ja spetsiaalsetes serverites, katab Discord kõik ettevõttele vajalikud suhtlusvajadused. Parim on see, et see kõik on tasuta.
• Lõtv : Kui vajate professionaalsemat lahendust, on Slack teie jaoks tagasi jõudnud. See võimaldab teil oma töötajad kokku saada, seejärel seadistada erinevad kanalid vestlemiseks, teadaanneteks, värskendusteks ja tööks. Teistest kommunikatsioonilahendustest eristab seda professionaalne integreerimine äritööriistadega nagu Dropbox, Outlooki kalender, Salesforce ja Jira Cloud.
• Microsofti meeskonnad : Kas teie ettevõte töötab selliste Office'i toodetega nagu Word või Excel? Teie kõikehõlmav suhtluslahendus peab olema Microsoft Teams. See võimaldab teil luua oma ettevõtte virtuaalse versiooni, seejärel annab teile kõik tööriistad, mida vajate isikliku tegevuse kaugjuhtimiseks. Projektidega koostööks ja jagamiseks vestelge, alustage videokõnesid, pidage konverentse ja integreerige Office'i rakendustega.
• Suum : Konverentse väärtustavate ettevõtete jaoks on Zoom parim viis oma töötajatega silmast silma suhelda isegi sadade miilide kaugusel üksteisest. Nautige kvaliteetseid kõnesid, mis mahutavad palju saatjaid.

5. Tehke koostööd töötajatega

Kuigi lihtsalt teistega suhtlemine võib olla väga koostööaldis, saate seda alati täiustada, kasutades reaalajas koostööks mõeldud sviite. Kombineerige see audio- või videokõnedega, et veelgi tõhustada teiste töötajatega töötamise tõhusust.

Meie soovitused on järgmised:

• Office 365 (nüüd tuntud kui Microsoft 365 ): Võib-olla kõige populaarsem rakenduskomplekt, mis täna saadaval on, Microsoft 365 on suurepärane lahendus töötajatele, kes soovivad teha koostööd suurte projektide osas. Esseede kirjutamiseks, arvutustabelite koostamiseks, andmete haldamiseks ja isegi graafika loomiseks mõeldud tööriistade abil saate hõlpsasti teha koostööd mitmesugustes projektides.
• G Suite : Mis teeb Google'i G Suite'ist suurepärase koostöövaliku, on selle kättesaadavus. Koostöö saamiseks on vaja ainult arvutit ja brauserit - installimist pole vaja. Töötage oma eakaaslastega koos dokumentide, arvutustabelite ja isegi esitlustega koos Google Drive'i kaudu salvestusruumi ja failide jagamisega.
• ma töötan : Kuigi see komplekt on saadaval ainult Maci kasutajatele, on see suurepärane vahend raha investeerimiseks. Looge lihtsustatud tööriistadega ilusaid dokumente ja tehke koostööd kaastöötajatega, ilma et peaksite muretsema tarbetute detailide pärast.

Loodame, et koos selle artikli abi , suutsite saada ülevaate sellest, mida peate tegema ja omandama, et oma ettevõttega kaugtulekul õnnestuda. Soovime teile õnne ja loodame, et saate võimaluse turvaliselt töötada mugavalt nende kodus.